สร้างบันทึกข้อความตามรูปแบบงานสารบรรณ ส่วนราชการ ที่ วันที่ เรื่อง เรียน
ใช้ติดต่อภายในส่วนราชการหรือระหว่างหน่วยงานย่อยในกระทรวงเดียวกัน ส่วนหนังสือภายนอกใช้แบบหนังสือภายนอก มีตราครุฑ
บันทึกข้อความมีตราครุฑที่หัวกระดาษตามแบบราชการ เครื่องมือนี้เว้นที่ไว้ให้ใส่ตราหรือพิมพ์บนกระดาษที่มีตราแล้ว